实现“入、转、调、离”流程标准化，提高企业管理效率！
随着社会老龄化加剧，人口红利下降，企业“招人难”成了普遍现象，与此同时，人工智能的广泛应用，让部分求职者陷入“求职难”的境地。
此现状下，“用好人、留住人”成了企业亟须解决的难题，做好“入转调离”的管理工作，避免人才流失，成了企业关注的焦点。
以大型连锁餐饮企业为例，门店在招聘上有较高的自主权，集团难以有效干预；其次，在人事异动上通常依赖于管理者的主观判断，缺乏公平公正性；同时，各区域的管理标准不明确，给借调工作增加了难度。此外，员工二次入职现象普遍，难以评估员工过往的工作状态、产出等。
基于此，我们可以看出目前大型连锁餐饮行业在人事管理上存在四个较为突出的问题：
集团希望能够结合企业发展战略、经营情况和门店地理位置、盈利等因素分析下一年度的用人规划，同时在某些时段（活动、宴席等），使用“共享用工”的方式，节省企业用工成本。
但由于每个门店所处的市场环境、消费需求等不同，企业难以了解每个门店的特点与需求，加上HR不了解门店业务的关键点，难以制定合理的人员编制，做到管编控编。
• 员工晋升应参考其工作态度、成果数据、领导力等情况，确保晋升的公平公正性。而现实是，员工的晋升、考核、调岗等几乎依赖管理者的主观判断，易出现不公平竞争的情况，影响员工工作积极性。
• 对餐饮行业而言，人员配置和运营成本之间需要维持平衡，人员过多，会增加运营成本；反之，则影响客户体验。
但由于没有明确的编制管理机制，易出现员工离职后未及时补员的情况，可能导致门店人手不足，增加其他人员的工作量。
• 餐饮行业存在淡旺季和临时活动（婚礼、生日、开业等）等客流量突发性增长的情况，此时，需从其他门店借调员工，以满足业务需求。
但由于借调时的考勤管理、现场管理等不清晰，会增加业务难度。且各门店处在非独立核算的机制下，易引起成本分摊不清晰、门店之间协作不畅的问题。
• 据行业数据，餐饮业灵活用工占比近20%，这类员工通常采用“人盯人”的管理模式，到店时间、离店时间和工作饱和度等都难以准确评估，给企业管理人员带来了一定挑战。
04、二次入职
求职者为二次入职时，HR应将求职者的档案信息同步给面试官，便于对求职者进行全面评估。但部分企业因人员过多，无法做到档案精细化管理，导致人员信息记录、人才盘点存在一定难度。
针对以上问题，企业需要建立一套完善的招人、用人、育人、留人的标准化管理机制，结合数字化手段，以达到规范人事管理流程、提升管理效率的目标。
合理的编制管理可以优化人力资源配置，提高员工的工作效率和服务质量，增强企业的竞争力和盈利能力。
1.1 岗位标准化
餐饮行业岗位分类众多，不同门店对同岗位的叫法不同，如“司机”与“送菜司机”等，岗位名称的差异会影响相关数据的统计和分析。因此，想要做好定岗定编，需进行岗位标准化管理，对岗位进行清晰的定义和分类，为后续人员管理和数据分析打下坚实的基础。
栎偲人事管理软件-部门岗位类别
1.2 岗位配置
集团应清晰梳理岗位编制情况，如部门包含哪些岗位、岗位交叉的情况，即：不同部门可能存在相同岗位（如采购部和总经办都存在司机岗位），需要进行分类与配置，助力企业对人员的精细化管理。
栎偲人事管理软件-部门岗位配置
1.3 编制配置
编制管理通常需要结合企业战略目标、营业情况、门店/部门的需求等进行定岗定编。在编制管理过程中，可通过超编提醒（超编是否录用）对人员数量进行管控。此外，还能结合岗位数量、薪资范围推算工资、奖金、福利等的合理性，助力企业做好人员成本管理。
栎偲人事管理软件-企业编制管理
1.4 在编缺编报表
通过在编缺编分析报表，企业可实时了解各岗位的在编缺编、入离职情况，从而做出相应的补员、调配计划。此外，可通过对报表的分析，发现企业所存在的人员问题，便于企业调整和优化，提高企业的管理效率，实现人力资源配置利益最大化。
栎偲人事管理软件-在编缺编报表
二、过程管理精细化——入转调离
入转调离是人事管理的基础环节，对于规范员工管理、提高员工满意度和忠诚度、降低人力资源成本、提高企业竞争力和可持续发展能力至关重要。
2.1 入
• 建立员工档案
企业可通过员工职级、学历情况等不同维度，对人才进行分层分级管理，员工的证书证件（如健康证等）到期提前预警。便于企业进行人才盘点，辅助员工培训和发展规划，有利于员工关系管理，提高员工工作质效。
栎偲人事管理软件-档案分层分级管理
员工入职后，可自行补全个人信息、上传相关证书等，HR审核后即可一键转换为人事档案，员工后续如有工作调动，也可快速更新信息，保证档案的准确性、及时性、完整性。
栎偲人事管理软件-人事档案录入
同时，员工奖、罚数据实时录入留档，员工档案根据工作状态实时更新，可辅助管理者对员工的表现、能力、潜力等方面进行评估，从而做出更加合理的决策。
栎偲人事管理软件-员工奖惩数据
对于临时用工而言，尽管无需签订劳务合同，但仍需要建立员工档案，做好基本信息、指纹及人脸登记，相应技能证书进行留档，便于考勤监督和薪酬的计算、发放，如有多次入职的情况，也可辅助后续的人员评估。
栎偲人事管理软件-人事档案管理
• 劳动合同管理
对于集团型企业来说，对各项合同、协议（如劳动合同、劳务协议、保密协议等）进行统一分类管理，不仅可以规范管理流程，还能保证员工的权益。
栎偲人事管理软件-劳动合同管理
使用电子合同线上签署的方式，可确保合同的合规性、及时性和安全性，合同签订后系统自动归档，到期前自动预警，降低合同的签约成本（邮寄成本）和管理成本。
栎偲人事管理软件-电子签章
2.2.转
当员工发生转正、晋升、调动等人事异动时，集团可结合发展战略目标，根据员工绩效、能力评估数据、个人信息、主管考核等，全方位对员工进行公平、公正的评估，确保员工获得平等的发展机会，降低员工流失率，提升企业整体绩效及口碑。
栎偲人事管理软件-转正转岗晋升考核
2.3.调（调岗调店）
餐饮行业员工流动性大，为提高运营效率，合理调配人力资源（包括长期借调、临时借调）是非常必要且常见的。
• 长期借调
每一次的借调审批流程，系统都能够详细记录人事异动的决策过程和结果数据，避免因操作不当或信息不透明引起法律纠纷（解除、续签合同等），规范了人事异动管理，帮助企业保持组织的稳定性和连续性，增强员工的安全感和归属感。
栎偲人事管理软件-人事异动申请
• 临时借调
临时借调属于短期内的工作调动，如：某企业有3家分店，其中1家举办店庆活动，客流量较大，需要从另外2家分店借调员工支援，保证门店正常运营，同时节省企业临时用工成本。
在借调期间，员工应遵循新领导的指示完成工作内容，利用系统考勤联动，记录员工的出勤数据、工作状态，便于准确评估和量化员工工作成果，同时结合集团的成本分摊政策进行成本分摊核算，实现高效的跨店协同，保证企业利益最大化。
栎偲人事管理软件-外派人员申请
2.4.离
通过入离职自动关联，系统可在员工提交离职申请后，迅速进行编制匹配查询，如有缺编，则立即提醒HR启动招聘工作，避免员工离职后“无人可用”的情况。
另外，结合黑名单制度，企业可以有效防止此前有不良记录或违规行为的员工再次入职，规避企业用人风险。
三、提升用户体验——用户自助
做好用户自助，可提高员工的工作效率和便利性，同时降低人事部门的工作负担和错误率。
3.1 员工自助
• 档案自助
一人一档管理，员工可随时查看自己的个人档案，若有基础信息（如手机号、住址、证书等）变动，可自行进行修改/上传，而后由HR审核生效，提升部门之间的协同效率。
员工档案自助
• 考勤自助
员工的考勤（包括打卡、请假、调休等）数据，实时在线管理，员工可自助查询考勤数据。
员工考勤、调休、请假自助提单-APP界面
• 审批自助
员工可自助提出差、报销、采购等流程审批单，并实时查看审批进度，根据要求进行修改、补齐资料等操作，降低了沟通成本，规范了审批流程。
员工提单流程-APP界面
3.2 求职者自助
对求职者来说，HR建立简历模板，将简历二维码发送给求职者自行录入各类信息，统一简历格式，便于企业了解、评估求职者整体情况，助力简历库的搭建及管理，减少HR手工录入工作量。
简历二维码
综上所述，人事管理系统的应用对员工、企业、集团均有积极作用：
对员工而言：公开透明的晋升机制，最大限度保证了员工晋升的公平性，让员工感受到付出与回报成正比，提高员工工作积极性；
对门店而言：合理的编制管理，保障了门店的用人需求，避免“无人可用”的情况，员工借调流程的规范，减少了门店之间因员工借调而产生的矛盾，提高门店协作能力，为健康持续经营奠定了基础；
对集团而言：实现对员工"入、转、调、离"的标准化管理，从而缩短用工决策时间，降低用工风险，合理的编制规划，能够优化人力成本结构，降低企业运营成本，提高企业运转速度。
